Manisa Büyükşehir Belediyesi, kurumsal hafızasını geleceğe güvenle taşımak amacıyla fiziki arşivini dijital ortama aktarıyor. Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, çalışmaları yerinde inceleyerek yürütülen süreç hakkında bilgi aldı.
Manisa Büyükşehir Belediyesi, modern şehircilik anlayışı hedefleri doğrultusunda kurumsal hafızasını dijital ortama taşımaya yönelik önemli adımlar atmaktadır. Daha hızlı, şeffaf ve etkin hizmet sunmayı amaçlayan Büyükşehir Belediyesi, fiziki arşivinde bulunan binlerce resmi evrakı Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarmak için geniş kapsamlı dijital dönüşüm çalışmaları yürütmektedir. Çalışmaları yerinde inceleyen Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, yürütülen proje hakkında yetkililerden bilgi aldı. Projenin, belediyenin hizmet kalitesini artırmasının yanı sıra kurumsal hafızanın güvenli bir şekilde korunmasına önemli katkı sağlayacağı belirtildi.
Belgeler aşama aşama kayıt altına alınıyor
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından yürütülen proje kapsamında çalışmalar uluslararası standartlara uygun şekilde meydana getirilmektedir. Altı temel aşamadan oluşan dijital arşiv aktarım sürecinde ilk olarak uzman ekipler tarafından fiziki ayrıştırma ve temizlik işlemleri yapılan belgeler, yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla sayısallaştırılmaktadır. Ardından OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi kullanılarak belgelerin içerikleri dijital ortamda aranabilir hale getirilmektedir. İndeksleme aşamasında evraklar; tarih, sayı ve konu gibi bilgilerle kimliklendirilirken, kalite kontrol süreçlerinden geçirilen tüm belgeler hatasız şekilde Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne entegre edilmektedir. Sürecin son aşamasında ise dijital veriler, gelişmiş şifreleme yöntemleriyle belediyenin güvenli sunucularında yedeklenerek koruma altına alınmaktadır.
Hem hizmet kalitesi artıyor hem doğa korunuyor
Hayata geçirilen dijital dönüşüm projesi sayesinde bürokratik işlemler hız kazanmakta, vatandaşların resmi taleplerine daha kısa sürede yanıt verilmesi hedeflenmektedir. Fiziksel arşiv alanı ihtiyacını azaltan çalışma, kağıt kullanımını da önemli ölçüde düşürerek çevre dostu belediyecilik anlayışına katkı sunmaktadır. Manisa Büyükşehir Belediyesi, teknolojiyi kamu hizmetleriyle buluşturan yatırımlarıyla hem kurumsal hafızasını güvence altına almakta hem de geleceğin akıllı şehir altyapısını bugünden inşa etmeyi sürdürmektedir.
MANİSA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ, KURUMSAL HAFIZASINI GELECEĞE GÜVENLE TAŞIMAK AMACIYLA FİZİKİ ARŞİVİNİ DİJİTAL ORTAMA AKTARIYOR. GENEL SEKRETER YARDIMCISI AHMET ATA TEMİZ İLE YAZI İŞLERİ VE KARARLAR DAİRESİ BAŞKANI FUNDA ARSLAN, ÇALIŞMALARI YERİNDE İNCELEYEREK YÜRÜTÜLEN SÜREÇ HAKKINDA BİLGİ ALDI.
